14 januari 2020
Evenement organiseren: de ultieme checklist en stappenplan
Een evenement organiseren. Hoe doe je dat? En waar begin je? Het organiseren van een evenement is best een grote uitdaging. Er zijn veel dingen waar je aan moet denken en een evenement organiseren kost tijd en energie, maar het levert ook veel op. Enthousiaste en tevreden bezoekers; daar doe je het voor! Wij hebben dé ultieme checklist samengesteld voor een succesvol evenement.
1. Bepaal het doel
Een klassieke fout die veel gemaakt wordt, is meteen beginnen met de invulling van het evenement. Uit enthousiasme begin je vaak direct met het benaderen van eventlocaties of een gave artiest, maar het is belangrijk om voor je van start gaat met het organiseren van het evenement duidelijk in kaart te brengen wat de doelstelling van het evenement is en wie de doelgroep is. Wees hierbij zo specifiek mogelijk.
Is het doel van het event bijvoorbeeld netwerken, zorg dan voor voldoende interactiemomenten in het programma. Een walking diner is dan bijvoorbeeld passender dan een zittend diner. Hoe specifieker het doel is, hoe beter de inhoud van het evenement hierop kan worden aangepast.
2. Stel het budget vast
Een andere belangrijke voorwaarde voor een succesvol evenement is het vaststellen van het budget. Van tevoren een begroting opstellen helpt. Hoe specifieker het doel is gesteld, des te beter je weet wat het event uiteindelijk oplevert. Hierdoor is het makkelijker om het budget te bepalen. En ook is de kans groter dat het budget wordt goedgekeurd.
3. Bepaal de vorm van het evenement
Tijd om het evenement vorm te geven. Het loont hierbij om direct te starten met het samenstellen van het programma. Bepaal de opbouw van het programma, het aantal gasten, de datum, het type evenementenlocatie, de catering en diverse soorten entertainment.
Werk het programma globaal uit om te kijken naar de ruimte die er is binnen het programma. Wil je bijvoorbeeld sprekers op het evenement? Bepaal dan eerst de insteek en het programma van het event, voordat je sprekers uitgenodigd.
4. Kies de evenementenlocatie
Het kiezen van de locatie is eigenlijk een van de belangrijkste beslissingen die je maakt op weg naar een succesvol event. De locatie is namelijk het gezicht van je evenement. Wat voor locatie je kiest hangt af van diverse factoren. Natuurlijk moet het aantal personen dat je voor oog hebt passen, maar veel eventlocaties stralen ook een bepaalde sfeer uit: van sfeervol tot zakelijk en van modern tot klassiek. Wat voor locatie past bij het evenement ligt aan de doelstelling, de doelgroep en het concept dat je voor ogen hebt.
Het kan ook leuk zijn om voor een contrasterende evenementenlocatie te kiezen, waardoor de gasten extra verrast worden. Neem de tijd voor het kiezen van de locatie en maak tijd om de locatie persoonlijk te bezichtigen. Maak meteen gebruik van het moment om ideeën en wensen te bespreken om te kijken of dit past bij de locatie.
5. Regel hapjes en drankjes
Lekker eten en drinken draagt altijd bij aan het succes van de dag, want liefde gaat door de maag. Steeds meer locaties verzorgen zelf de catering. Het fijne daarvan is dat het personeel de locatie perfect kent. Je hebt ook geen omkijken naar het zoeken naar een goede cateraar en de voorbereidingen worden uit handen genomen. Er wordt niet alleen een hapje en een drankje verzorgd, maar de complete zorg wordt je uit handen genomen.
6. Maak gebruik van een draaiboek
Om ervoor te zorgen dat je overzicht houdt op de grote dag is het handig om een draaiboek te maken. Hierin noteer je wat er op welk tijdstip moet gebeuren en door wie. De globale planning van het evenement is hiervoor een handig uitgangspunt. Het draaiboek geeft houvast tijdens de organisatie en de dag zelf. Wanneer worden de uitnodigingen verstuurd, hoe laat moet iedereen klaarstaan? Hoe laat verwachten we de eerste gasten? Hoe laat komen de gastsprekers en moet daar nog een cadeautje voor geregeld worden? Door alles in het draaiboek te zetten, krijgen alle onderdelen een plekje en blijft er weinig ruimte over voor verrassingen.
7. Evalueer en vier het succes
Na een succesvol evenement is het slim om te evalueren. Dit wordt vaak vergeten, maar dit biedt kansen voor een volgende keer. Wat ging er goed en wat kan er beter? Hoe was de opkomst van de bezoekers? Hoe werden de sprekers ontvangen? Bespreek alle onderdelen uit het draaiboek kort en pas alle bevindingen meteen aan voor een volgende keer! En vergeet het succes natuurlijk niet te vieren…
Op zoek naar een passende evenementenlocatie?
Jouw evenement bij Swijnenburg is bijeenkomen op unieke toplocaties. Onze centraal gelegen evenementenlocaties, vlakbij Utrecht, voelen net even anders dan het alledaagse.
Bij Swijnenburg ben je aan het juiste adres voor onder andere:
In onze prachtige historische gebouwen organiseren wij dagelijks succesvolle evenementen. Ons doel is dat je maximaal resultaat uit het evenement haalt. Wij ontzorgen je daarom compleet en hebben, naast prachtige sfeervolle ruimtes, moderne audio- en visuele voorzieningen, verrukkelijk eten en drinken, uitstekende service en aandacht voor details.
