05 maart 2021

7 tips voor een succesvol evenement

Tip 1: Houd je doelgroep en doelstellingen in het oog

Hoe organiseer je een succesvol evenement? Dit begint bij een aantal vragen. Wie wil je er graag bij? En waarom? Wat wil je daarmee bereiken? Met correct geformuleerde doelstellingen en een gerichte doelgroep is achteraf evalueren efficiënter. Ook heb je altijd een houvast om naar terug te grijpen in de stappen van het plannen van jouw evenement.

Waarschijnlijk heb je al een doelgroep in gedachten, maar die zal je nog wel verder moeten specificeren. Nodig je alleen klanten van je bedrijf uit of ook leveranciers, buurtbewoners en sponsors? Ex-werknemers? Je zult hierin heel wat afwegingen moeten maken. Niet alleen ten aanzien van je budget maar ook ten aanzien van de locatie, te houden lezingen of presentaties en je catering.

Tip 2: Overspeel je hand niet; het budget voor je evenement

Het beschikbare budget is van grote invloed op de organisatie van je evenement.Je zet alle kosten en uitgaven onder elkaar, per onderdeel van je evenement. Het beste kan je de kosten zo veel mogelijk uitsplitsen. Neem bijvoorbeeld niet een kostenpost op voor “drank en eten” maar neem hiervoor twee aparte posten op. Zo kan je later makkelijker schuiven met je budget. Noteer alles wat geld gaat kosten. Aan het einde van je kostenraming kan je berekenen wat de kosten per gast zullen zijn. Dit geeft je een duidelijk beeld en kan je doen besluiten de zaken nog weer anders aan te gaan pakken.

Tip 3: Kies je moment

Niet handig: zomaar een datum prikken en je evenement gaan organiseren. Een grote kans dat je nét het verkeerde moment kiest. Dit zijn een paar dingen waar je op moet letten, bij het uitkiezen van een datum en tijd:

Vakanties

Misschien heb je zelf geen schoolgaande kinderen en sta je er niet bij stil: de schoolvakanties. Het is natuurlijk een heel slecht moment om je evenement in de paasvakantie of herfstvakantie te houden. Je gasten zijn dan eerder geneigd om thuis te blijven.

Dagen van de week

Elke dag van de week heeft zijn eigen voor- en nadelen. Zo is maandag geschikt voor bedrijven die zelf in de horeca of evenementbranche werkzaam zijn. Overige zakelijke evenementen kan je het beste plannen op dinsdag, woensdag of donderdag. De woensdag is daarvan de minst geschikte dag omdat er dan veel parttimers werken. Feestelijke evenementen organiseer je het beste op vrijdag of zaterdag en eventueel zondag. Op zondag kan het goed zijn om te checken of er onder je gasten mensen zijn die naar de kerk willen en op die dag niet uitgaan.

Tip 4: De beste locatie kiezen

De locatie van je evenement is een grote succes bepalende factor. Als je op zoek gaat naar de perfecte locatie dan weet je inmiddels wat voor evenement je organiseert, voor wie en wat je budget is. De locatie is het decor van je evenement. De bijzondere evenementenlocaties van Swijnenburg bieden plaats aan zakelijke gezelschappen van 2 tot 350 personen. Onze locaties zijn centraal gelegen, beschikken elk over parkeermogelijkheden en zijn goed bereikbaar met het openbaar vervoer.

Zoals Buitenplaats Amerongen, deze buitenplaats is een inspirerende locatie: met zorg gerestaureerd, met smaak ingericht. Onze gedreven professionals zorgen ervoor dat uw zakelijke of persoonlijke evenement een blijvende impact maakt op uw gasten. Of Buitenplaats Sparrendaal, een exclusieve en bijzondere evenementenlocatie voor zakelijke bijeenkomsten of privéfeesten. Vergader of vier in stijl met uw gezelschap.

Bezoek elke locatie die je op het oog hebt, laat je rondleiden en stel alle vragen die je wilt stellen.

Tip 5: De rol van de catering

Lekker drinken en eten is bij Swijnenburg vanzelfsprekend. Het keukenteam voorziet in de culinaire verzorging in Restaurant Bentinck, Buitenplaats Sparrendaal en alle panden van Buitenplaats Amerongen. We koken op topniveau, waarbij de chefs zich laten inspireren door het seizoen en de groenten uit de moestuinen van het kasteel. De mogelijkheden zijn eindeloos. Neem nou bijvoorbeeld een informele lunch bij een zakelijke bijeenkomst, dinerbuffet, walking dinner, barbecue of een high tea

Tip 6: Wees zichtbaar tijdens je evenement

Denk niet dat het klaar is als je evenement eenmaal van start is gegaan. Dit is hét moment om zichtbaar te zijn. De dag van je evenement begin je met een kickstart meeting met je team en eventueel ingehuurd personeel. Daarna is een persoonlijke touch aan het evenement ook gewenst. Zorg er voor dat er altijd iemand gereed is als algemeen aanspreekpunt, zoals een eventmanager. Zo krijgen jouw gasten de ideale ervaring.

Tip 7: Evalueren en ROI berekenen

Na een geslaagd event mag je niet vergeten om te evalueren. Op deze wijze check je in hoeverre je jouw doelstellingen hebt behaald. Ook is achteraf de ROI berekenen nuttig voor zakelijke evenementen. Als je tijd en moeite in events stopt, dan wil je ook weten wat hier het resultaat van is geweest. Return on investment (ROI) geeft de verhouding tussen opbrengsten en investeringen aan. Doe dit eventueel samen met je team. Kijk naar wat er perfect verliep en naar wat volgende keer anders zou kunnen. Ook je gasten vinden het hoogstwaarschijnlijk leuk om na het evenement nog van je te horen. Stuur ze een bedankje voor hun bezoek, bijvoorbeeld een mooi persoonlijk geschenk.